Muchos emprendedores creen que para hacer crecer sus negocios necesitan más ventas e influencia. Y aunque obviamente las ventas son un factor clave, la mayoría pasan por alto un detalle sin el cual difícilmente van a lograr escalar: Tener un negocio sistematizado.
Tal vez esta situación te es familiar:
- Tu negocio es un caos, has perdido el control y te pasas el día apagando fuegos.
- Tienes ventas pero no ves claro cómo vas a ser capaz de escalar si ya trabajas 16 horas al día.
- Te has convertido en el cuello de botella, tú tomas todas las decisiones y revisas cada tarea.
- Tu equipo no es autónomo y podría ser más eficiente.
Si te has sentido identificado/a, no te preocupes ya que hay una manera de salir del caos y conseguir que tu negocio siga funcionando sin ti: la sistematización.
Hoy quiero compartir contigo en qué consiste sistematizar y cómo puedes implementar procesos y sistemas en tu negocio para que así puedas dirigir tu empresa como un CEO y no como un empleado (y poder irte de vacaciones cuando quieras sin que eso suponga un caos en tu empresa).
¿Qué significa sistematizar un negocio?
La palabra sistematización viene de la idea de crear un sistema o clasificación. Se refiere a establecer un orden con el objetivo de obtener los mejores resultados posibles.
Esta definición es algo abstracta. Así que te pongo un ejemplo simple:
El sistema digestivo.
Es un sistema que está formado por un conjunto de órganos que hacen posible la digestión y absorción de nutrientes (entre otras cosas). Dentro de este sistema, encontramos varios procesos. Por ejemplo, el proceso de digestión o de absorción de nutrientes.
Dentro del proceso de digestión, hay decenas de pequeñas “tareas” que el cuerpo humano tiene que completar para hacer completar la digestión.
¿Se entiende mejor ahora? 🙂
Entonces, cuando hablamos de sistematizar un negocio nos referimos a crear sistemas, procesos y procedimientos para completar tareas de forma estandarizada y óptima y así conseguir los mejores resultados.
Atención: Algunas personas confunden sistematizar y automatizar, pero no es lo mismo. Podemos automatizar determinadas tareas o parte de ellas para optimizar nuestros sistemas y que sean más eficientes, pero habrá tareas que no puedas automatizar y esto no quiere decir que no estén sistematizadas.
Por ejemplo: Puede que no tengas automatizada la facturación de tus servicios y tengas que hacer facturas manualmente. Pero aún así, tienes un proceso de facturación, desde que el cliente compra hasta que el cliente paga. Y por tanto tendrás también un procedimiento para crear esa factura.
¿Qué son los procesos y por qué son tan necesarios?
Un proceso es un conjunto de tareas vinculadas entre sí que debemos completar para lograr un objetivo concreto. Básicamente es el paso a paso a seguir para conseguir un determinado objetivo.
Cuando gestionas las actividades y recursos de tu negocio con procesos, puedes alcanzar resultados de forma más eficiente.
La clave no es tener procesos y ya, sino documentarlos y compartirlos para evitar perder horas tratando de recordar cómo se hacía tal o cual tarea. Y por supuesto, los procesos también nos facilitan delegar tareas a nuestro equipo mucho más rápido.
Cuando nuestro negocio funciona con sistemas y procesos claros, aparte de ahorrarnos una cantidad inmensa de tiempo, también evitamos decenas de errores y duplicidades. Así conseguimos que la ejecución de tareas sea correcta y ésto se refleja en la calidad del servicio o producto que damos a nuestros clientes.
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Todos estos procesos y sistemas los vas a recoger en el Manual de Operaciones de tu empresa (también llamado “Manual de Procedimientos”). Un documento clave para que tu equipo conozca cómo se hacen las cosas en tu negocio.
¿Cuáles son las ventajas de sistematizar tu negocio?
Introducir sistemas y procesos va a suponer un antes y un después en tu negocio. ¡Y créeme que cuando por fin tengas todo sistematizado te vas a preguntar por qué no lo hiciste antes!
Sistematizar te va a permitir dirigir tu empresa como un CEO.
¿Qué quiero decir con esto? Que por fin podrás enfocarte en actividades estratégicas que van a hacer crecer tu negocio en vez de quedarte atrapado en las operaciones internas y ejecución de tareas.
Y tal vez ya te suena todo esto de la sistematización y llevas años queriendo crear sistemas y procesos pero por pereza o falta de tiempo no lo has hecho. Si este es tu caso, mi consejo es que le des prioridad lo antes posible pues es clave para que puedas crecer tu negocio.
Estas son algunas de las grandes ventajas que tiene sistematizar tu negocio:
- Conseguirás siempre los mismos resultados – Sin importar quién ejecuta la tarea, si eres tú o un miembro de tu equipo. Llevando a cabo el mismo proceso (Cuando pasa “X” hacemos “Y” para conseguir “Z” ) conseguiremos los mismos resultados. Y esto nos asegura que estamos dando un producto o servicio de calidad a nuestros clientes.
- Ahorrarás tiempo y ganarás foco – Pues no tienes que estar pensando cómo ejecutar las tareas una y otra vez. Tal vez tienes tareas que completas una vez cada 6 meses y no importa si no recuerdas al detalle cómo se hacen, solamente tendrás que seguir los pasos del sistema que ya creaste con anterioridad.
- Te aseguras de que tu negocio funciona sin ti – Tu equipo solo tiene que seguir el sistema sin necesidad de que tú estés revisando cada detalle o dando autorización para hacer tal o tal cosa.
- Podrás contratar y formar a nuevos miembros de tu equipo mucho más rápido – No necesitarás emplear horas y horas explicando cómo se hacen las cosas en tu negocio. Esa persona podrá consultar los sistemas y procesos y empezar a ser productiva en pocas horas.
- Podrás detectar errores, mejorar la calidad de tus procesos y ahorrar dinero – Cuando tienes sistemas y procesos definidos es mucho más fácil hacer un análisis y detectar dónde hay ineficiencias para poder así introducir mejoras.
Como puedes ver todas estas ventajas contribuyen a que tu negocio siga creciendo sin que tú tengas que estar pendiente de todo. ¿No es fantástico?
Cómo se sistematiza un negocio paso a paso
Ahora que ya conoces los beneficios de tener tu negocio sistematizado te voy a enseñar cómo implementar sistemas y procesos para que lo puedas poner en práctica lo antes posible.
Los pasos para sistematizar tu negocio son los siguientes:
- Divide tu negocio por áreas
- Identifica los procesos básicos para cada área
- Documenta el proceso
- Testea y delega
- Analiza y mejora
Paso 1. Divide tu negocio por áreas
Tu negocio, por pequeño que sea, está compuesto por áreas de trabajo y es muy importante identificarlas para obtener claridad, estructura y foco.
En este paso vas a crear el organigrama de tu negocio. Aquí tienes un ejemplo:
- Atención al cliente
- Estrategia
- Productos
- Servicios
- Marketing y ventas
- Contabilidad
- Equipo
- Tecnología
Dentro de cada área, tendrás sub-áreas, por ejemplo dentro de Marketing y ventas podríamos tener:
- Comunicacion (blog, redes sociales….)
- Campañas (campaña de navidad, black friday…)
- Lanzamientos
Se trata de ir desgranando cada área de negocio para que nos sea más fácil identificar y documentar los procesos.
Paso 2 – Identifica los procesos básicos para cada área
Identifica y haz una lista de los procesos más importantes de cada área de negocio.
Seguramente no te sobre el tiempo, así que sigue el principio de Pareto y enfócate en el 20% de los procesos que dan el 80% de los resultados.
Si tienes un proceso que llevas a cabo una vez al año y que no tiene demasiado impacto en las ventas o en la comunicación con tus clientes, déjalo para más tarde. Una vez hayas identificado los más importantes podrás seguir con los demás.
Por ejemplo, para el área de Atención al Cliente de un negocio que proporciona servicios, podríamos identificar estos procesos básicos:
- Cómo gestionar el onboarding de un nuevo cliente.
- Cómo gestionar una devolución (no solamente es devolver el dinero, sino que también puede que necesites quitar acceso a algún recurso compartido o moverlo a otra lista en tu gestor de email marketing)
- Cómo gestionar los emails (desde peticiones de información a sugerencias o reclamaciones)
- Cómo gestionar la creación de contenidos.
Si no puedes identificar todos de una vez no te preocupes, la documentación de procesos es en sí, un proceso. No es algo que hagas un día y ya te olvidas sino que está vivo y en continua mejora. Por eso empieza con lo más importante y ya irás añadiendo el resto conforme vayas trabajando y delegando.
Si tienes equipo te recomiendo que les pidas a los responsables de cada área de trabajo que se encarguen de identificar todos estos procesos y tareas pues ellos los llevan a cabo cada día y les será mucho más fácil.
Paso 3 – Documenta los procesos
Este es el paso al que hay que dedicar más tiempo y el que se suele posponer o dejar en el olvido. Para evitar esto mi consejo es que no lo veas como una pérdida de tiempo sino como una inversión en tu negocio.
Con cada proceso que documentes, estarás más cerca de poder dirigir tu negocio como un CEO. Recuerda, el objetivo es que tu negocio funcione sin ti, pero que funcione perfectamente.
Antes de comenzar a documentar los procesos, crea una plantilla que contenga todos los elementos que intervienen en un proceso. Estos elementos son:
- Objetivo – Cuál es el resultado que queremos obtener con este proceso.
- Evento que inicia el proceso – Todo proceso empieza cuando pasa algo que da el pistoletazo de salida al proceso.
- El paso a paso para ejecutar las tareas – Describe los pasos para desarrollar el proceso utilizando un lenguaje sencillo que cualquiera pueda entender. Explicarlo de manera clara y piensa si alguien que entrase nuevo en tu equipo lo entendería.
- Te recomiendo que grabes un tutorial en video la próxima vez que hagas esta tarea para que quede documentado de manera visual. Algunos procesos y tareas son más complejos y el video va a proporcionar muchísima claridad.
- Incluye checklists para cada uno de los pequeños pasos necesarios para ejecutar la tarea.
- Responsables – Qué personas participan en el proceso y qué tareas desarrollan cada uno.
- Cuál es el flujo de las tareas – Identifica si hay algunas tareas que tienen que completarse al mismo tiempo y si unas dependen de otras.
- Tiempos (opcional) – En cuánto tiempo debe completarse el proceso o cuánto tiempo hay entre un paso y otro.
- Recursos – Documentación adicional para obtener más información o contexto sobre el proceso.
Es crucial utilizar una plantilla ya que así te aseguras de no olvidar ningún detalle cada vez que documentas un nuevo proceso.
La sistematización no se limita a documentar cómo se ejecuta una tarea, sino que también puedes crear sistemas para planificar la estrategia o el onboarding de nuevos miembros del equipo.
Paso 4 – Testea y delega el proceso
Una vez has documentado el proceso lo compartiremos con nuestro equipo y comprobaremos que realmente funciona.
Para testear, tú mismo o alguien de tu equipo tendrá que ejecutar la tarea siguiendo el proceso documentado. Al hacer esto muchas veces te vas a dar cuenta de que te has saltado algún paso o de que falta información. ¡Y éste es precisamente el objetivo de testear!
Otra opción es pedirle a alguien que nunca ha completado ese proceso que lo lleve a cabo siguiendo la documentación. Después, pregúntale si ha podido entender bien todos los pasos o si hay alguno que no esté bien explicado.
Paso 5 – Análisis y mejora
La sistematización de tu negocio es algo que vas a ir mejorando conforme vayas implementando procesos y sistemas y evaluando qué funciona y qué se puede mejorar.
Pídele siempre feedback a tu equipo y anímalos a que propongan mejoras o cambios. Al fin y al cabo son ellos los que ejecutan los procesos y pueden detectar mejoras e ineficiencias mucho más rápido que tú.
Aquí te comparto algunas de las señales que te van a indicar que necesitas mejorar un proceso:
- Se tarda demasiado tiempo en completar – Tal vez hay demasiados pasos o el proceso es demasiado complejo.
- Hay duplicidades – Hay tareas que sea hacen dos veces por dos personas diferentes.
- Los sistemas o aplicaciones que utilizas están obsoletos o ya no te sirven – Por ejemplo, antes utilizabas excel para hacer facturas pero ahora hay decenas de softwares de facturación que reducen el tiempo y esfuerzo a la mitad.
- Notas baja moral en tu equipo – Esto puede ser debido a muchas causas diferentes pero puede una de ellas sea que el modo en el que se opera en tu negocio no es eficiente y causa frustración.
- Recibes quejas de clientes sobre lo mismo – Si notas que tus clientes se quejan de alguna parte de tu servicio o producto, tal vez la causa no es el servicio en sí, sino cómo lo estás llevando a cabo.
- Se cometen demasiados errores – Si cuando se ejecuta una tarea suelen aparecer errores es hora de revisar el proceso y simplificarlo.
- Hay un cuello de botella – Que puedes ser tú o tu manager o puede ser que parte del proceso sea demasiado lento e impida avanzar.
Si después de analizar tus procesos te das cuenta de que todavía hay demasiadas tareas que pasan por ti, es hora de plantearte lo siguiente:
- ¿Puedo delegar esta tarea?
- ¿Puedo automatizarla? (aunque solo sea una parte de la tarea).
Cómo sistematizar tu negocio en 5 pasos para dejar de ser el cuello de botella y seguir creciendo
¿Qué aplicaciones puedes utilizar para sistematizar?
Si tienes un equipo en remoto es imprescindible que la información esté centralizada y que sea accesible desde cualquier lugar con conexión a internet.
Estas son algunas de las aplicaciones que te van a ayudar a sistematizar tu negocio:
Para tu Manual de Operaciones:
- Notion
- Google Sites
- Trello (Aunque es una app que se suele utilizar para gestión de proyectos y tareas, también puedes crear un tablero para tus procesos)
- Process.st
- Tallyfy
Para centralizar la documentación:
Para la planificación:
Para grabar la pantalla mientras ejecutas la tarea:
Conclusión
Si quieres tener una empresa escalable, necesitas empezar a implementar sistemas y procesos para que puedas delegar eficientemente y tener más libertad mientras sigues facturando.
Y aunque no tengas equipo todavía, te recomiendo que empieces a documentar cómo se hacen las cosas en tu negocio pues así no tendrás que emplear tiempo en intentar recordar cómo ejecutar cada tarea cada vez que tengas que hacerla. Y esto te libera mucho espacio mental que puedes utilizar para crear más valor en tu negocio.
Lo importante es que empieces a crear estructura y que no lo pospongas porque no tienes tiempo. Puedes hacerlo de forma progresiva dedicándole unas cuantas horas cada semana (y si tienes equipo pídeles que te ayuden). No te agobies. Sistematizar un negocio lleva su tiempo y es un proceso que está vivo y que va evolucionando al igual que lo hace tu empresa.
Por último, te animo a que comiences a trabajar en tu negocio (por pequeño que sea) como lo haría un CEO, en vez de como un empleado. Enfócate en crear estrategias para seguir creciendo y sistematiza las operaciones internas para que no te roben tu preciado tiempo.
¡Gracias por llegar hasta aquí!
¿Estás dispuesto a sistematizar tu negocio? ¿Hay algo que te está impidiendo empezar?
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